As regras de autenticação e arquivo para documentos em papel, não estão a ser adaptadas à documentação electrónica.

Como sabemos, a crescente penetração das tecnologias de informação nas empresas e nos serviços públicos, tem feito elevar, substancialmente, o volume de documentação criada e transmitida por meios electrónicos entre os vários agentes económicos.

Esta documentação, sendo inicialmente criada por via electrónica, deverá permanecer neste formato durante toda a sua vida útil. Acontece que, neste momento, as regras de autenticação e arquivo, largamente usadas e aceites para os documentos em papel, não estão a ser adaptadas nem normalizadas tendo em atenção este novo tipo de documentação. Hoje, corre-se o risco de se perderem, ou poderem ficar inacessíveis, documentos de grande valor para as organizações. É frequente acontecer que documentos de importância fundamental, serem inadvertidamente destruídos ou misturados com uma amálgama de outra informação sem importância, perdendo-se o seu rasto por completo.

Quando uma organização cresce, e aumenta significativamente a produção de documentação electrónica, esta documentação começa a espalhar-se por vários computadores, tornando o seu controlo e acesso cada vez mais difícil. Esta situação, exige a criação de mecanismos de controlo que assegurem que a informação está acessível a todos aqueles que dela precisam. Como, actualmente, em qualquer organização existem vários suportes documentais, a informação vital encontra-se espalhada e a sua gestão efectiva requer que todos eles sejam geridos de forma coordenada e apropriada.

Os sistemas de Gestão Electrónica de Documentos (GED), são muito mais que meros sistemas de localização de ficheiros, pois têm capacidade para efectuar a gestão de cada documento durante toda a sua vida útil, permitindo também efectuar a sua reclassificação consoante modificações no seu valor para a actividade da organização. Tal como existem procedimentos normalizados para o tratamento de documentos em papel, também nestes sistemas é possível criar normas que controlam qualquer documento electrónico, desde a sua criação à sua destruição efectiva.

A gestão deficiente de documentos electrónicos tem, geralmente, como consequência:

• A confusão entre diferentes versões do mesmo documento, ocasionada pela existência de múltiplas cópias todas diferentes do documento final,
• A destruição ou perca de documentos que devem ser mantidos, porque não existe um armazenamento centralizado (como existia para o papel) e o autor não tem conhecimento do tempo de retenção legal desse documento,
• Autenticidade questionável, dada a possibilidade de manipulação electrónica do texto sem deixar rasto,
• A perca do contexto do documento, que acontece, por exemplo, quando os documentos correlacionados com este não estão a ele “linkados”,
• A perca de acessibilidade por mudanças tecnológicas, pois alterações no software, no hardware ou nos “media” utilizados, podem tornar os ficheiros inacessíveis.

Estas consequências representam um grande desafio para a implementação de Sistemas de Gestão Electrónica de Documentos. No entanto, hoje, já podemos melhorar o acesso aos documentos, e às provas que nos defendem das responsabilidades assumidas, de uma forma mais rápida e eficiente, como nunca antes foi possível.

Os sistemas de Gestão Electrónica de Documentos são muito mais que meros sistemas de localização de ficheiros

Qualquer que seja a modelo adoptado, o Sistema de Gestão Electrónica de Documentos deverá :

• Fornecer informação sobre o contexto dos documentos,
• Fornecer elementos que permitam provar a autenticidade dos documentos quando requerida a sua evidência,
• Ser compatível com os procedimentos de arquivo existentes ou impostos por legislação vigente,
• Ser robusto face às mudanças tecnológicas ou organizacionais,
• Permitir a ligação entre documentos electrónicos e em papel,
• Conseguir gerir documentos em diferentes estágios, mantendo os níveis de acessibilidade exigidos pela política de segurança interna de cada organização.

A compra e implementação de um Sistema de Gestão Electrónica de Documentos, representa, necessariamente, a assunção de custos, quer via a aquisição de um software, que via os serviços de implementação, quer pelo tempo necessário à aprendizagem da nova forma de trabalho. Apesar de tudo, trás significativos benefícios que podem representar vantagens competitivas decisivas na negociação de contratos e no fecho de determinados negócios.

Os principais benefícios de um moderno Sistema de Gestão Electrónica de Documentos, advêm de:

• Um acesso mais fácil e mais rápido à informação, comparativamente ao papel,
• Uma fácil criação e utilização de “templates”,
• Utilização de documentos precedentes para reutilização com pouca alteração,
• Distribuição fácil, rápida e a custos muito reduzidos de grandes quantidades de informação, de grandes listas de distribuição e com dispersão geográfica longínqua,
• Atendimento por “hot-line”, já que passa a ser possível visualizar o mesmo documento estando os interlocutores separados por uma linha telefónica,
• Em caso de desastre, uma recuperação muito rápida, através das metodologias de “backup”, e centros de armazenamento de dados fisicamente distantes,
• Possibilidade de utilização de “Data Centers”, com o objectivo de salvaguarda e/ou gestão,
• Eliminação efectiva de custos com espaço e pessoal para manuseamento e armazenagem.

Uma gestão pouco cuidada de documentos electrónicos tem elevados custos imediatos, mas também alguns que se prolongam substancialmente no tempo, como:

• O tempo perdido na procura de documentos electrónicos armazenados sem um planeamento adequado para o seu fácil acesso futuro,
• A impossibilidade de encontrar um documento que foi apagado por falta de uma adequada política de preservação,
• O tempo perdido por ter sido acedida uma versão desactualizada do documento; problemas de responsabilidade jurídica ou imagem comercial negativa,
• Os custos de armazenamento por duplicação desnecessária do mesmo documento,
• Os problemas legais por impossibilidade de acesso a documentos guardados em sistemas obsoletos; ficheiros não migrados na altura própria,
• A perca de negócio por incapacidade de acesso a informação vital,
• A perca de operacionalidade por incapacidade do sistema em disseminar informação relevante por todos aqueles que a deviam receber,
• A impossibilidade de cumprimento dos preceitos legais existentes ou que venham a ser requeridos.

Como vê, se ainda não pensou na implementação de um Sistema de Gestão Electrónica de Documentos, porque não começar agora? Além de permitir guardar eficazmente a sua informação electrónica ou em papel, a implementação deste Sistema será um primeiro passo, mas importantíssimo, para o início da optimização do conhecimento que a organização tem, mas muitas vezes nem sabe que tem.