As regras de autenticação e arquivo para documentos em papel, não estão a ser adaptadas à documentação electrónica.

Como sabemos, a crescente penetração das tecnologias de informação nas empresas e nos serviços públicos, tem feito elevar, substancialmente, o volume de documentação criada e transmitida por meios electrónicos entre os vários agentes económicos.

Esta documentação, sendo inicialmente criada por via electrónica, deverá permanecer neste formato durante toda a sua vida útil. Acontece que, neste momento, as regras de autenticação e arquivo, largamente usadas e aceites para os documentos em papel, não estão a ser adaptadas nem normalizadas tendo em atenção este novo tipo de documentação. Hoje, corre-se o risco de se perderem, ou poderem ficar inacessíveis, documentos de grande valor para as organizações. É frequente acontecer que documentos de importância fundamental, serem inadvertidamente destruídos ou misturados com uma amálgama de outra informação sem importância, perdendo-se o seu rasto por completo.

Quando uma organização cresce, e aumenta significativamente a produção de documentação electrónica, esta documentação começa a espalhar-se por vários computadores, tornando o seu controlo e acesso cada vez mais difícil. Esta situação, exige a criação de mecanismos de controlo que assegurem que a informação está acessível a todos aqueles que dela precisam. Como, actualmente, em qualquer organização existem vários suportes documentais, a informação vital encontra-se espalhada e a sua gestão efectiva requer que todos eles sejam geridos de forma coordenada e apropriada.

Os sistemas de Gestão Electrónica de Documentos (GED), são muito mais que meros sistemas de localização de ficheiros, pois têm capacidade para efectuar a gestão de cada documento durante toda a sua vida útil, permitindo também efectuar a sua reclassificação consoante modificações no seu valor para a actividade da organização. Tal como existem procedimentos normalizados para o tratamento de documentos em papel, também nestes sistemas é possível criar normas que controlam qualquer documento electrónico, desde a sua criação à sua destruição efectiva.

PLATAFORMAS DE COLABORAÇÃO INTEREMPRESARIAL

O software colaborativo é, sem dúvida, uma das ferramentas mais potentes na hora de poder partilhar informação. Este tipo de plataformas é usado tanto a nível interno de uma empresa (entre trabalhadores) como a nível interempresarial, onde um grupo de empresas com interesses comuns cria um repositório de informação acessível por todas elas. É nesta última modalidade de uso que se tira o maior proveito deste tipo de plataformas, e é nele que nos centraremos no desenvolvimento do presente texto.

Segundo o conceito de cloud computing (computação na nuvem), estas plataformas proporcionam ferramentas como fóruns de discussão, repositório de ficheiros ou planificadores de tarefas, entre outros.

Estas plataformas tornam-se indispensáveis em sectores empresariais com interesses comerciais comuns, como o sector do artesanato, onde as problemáticas associadas a este sector (competitividade, expansão para novos mercados, pesquisa de financiamento,…) faz com que a filosofia baseada na colaboração empresarial tem especial importância.

No ano 2005, a União Europeia estabeleceu a obrigatoriedade da rastreabilidade para todos os produtos agroalimentares (Regulamento CE 178/2002), definindo-a como o conjunto de acções e procedimentos técnicos que permitem identificar e rastrear cada alimento, desde o seu nascimento, transformação, produção e armazenamento até à sua distribuição, fornecendo com isto informação que é considerada de valor para o consumidor.
Deste modo, a rastreabilidade alimentícia consolida-se como um novo modelo para avaliar a qualidade e segurança dos alimentos para a exportação, devido ao facto de dar confiança aos consumidores.

Segundo as palavras textuais de Rafael Campo, Director de Projectos da Dicoa Industrial S.L, considerar a rastreabilidade como um elemento próprio e exclusivo de grandes empresas é um erro muito comum que provoca o desinteresse entre as PME na hora de decidir a implementação deste sistema. Este sistema não é exclusivo das grandes empresas, mesmo quando está implementado maioritariamente nestas. As exigências do mercado obrigarão o grande tecido de PME alimentares das nossas regiões a trabalhar para responder às exigências da rastreabilidade.

Certamente que todos vocês se lembram do vosso primeiro dia de trabalho. Como é que os vossos colegas vos receberam? O vosso chefe deu-vos atenção? Contaram-lhe os segredos da empresa? Provavelmente, se vos deixassem voltar ao dia “um” na vossa empresa, mudariam muita coisa e de certeza que poderiam aproveitar melhor as suas aptidões e atitudes. Mas eu questiono-me sempre: que parte da culpa podemos atribuir a nós próprios e que parte podemos atribuir ao “plano de acolhimento” que nos dispensaram na nossa empresa.

Na maior parte dos casos, os planos de acolhimento que existiam nas empresas eram demasiado “arcaicos” e inclusive atrevo-me a dizer que não existiam. Mas, hoje em dia, não temos desculpa, existem meios mais que suficientes para podermos fazer com que as nossas novas contratações não tenham estes problemas de falta de organização interna da empresa.