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Des outils numériques à la portée des TPE pour améliorer le travail collaboratif et à distance |
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Au cours des 10 dernières années, la masse quotidienne d’informations gérée par les travailleurs est devenue colossale. L’information est générée à un rythme de plus en plus rapide, sa duplication et sa transmission ont été simplifiées ; les méthodes de communication se multiplient et les archives concernant des données ne cessent de croître. De nombreuses études (Mindjet, IDC) ont mis en évidence des facteurs importants d’improductivité : gestion inefficace de l’information, réunions infructueuses, manque de communication, processus collaboratifs peu aboutis… L’utilisation des TIC a indéniablement des impacts positifs sur les performances et la productivité des entreprises sur un marché de plus en plus concurrentiel et constitue un moteur indispensable pour garantir une croissance pérenne de l’entreprise. Les TIC améliorent sensiblement les conditions de travail des salariés en héritant de toutes les tâches fastidieuses et non productives et laissant ainsi davantage de temps aux salariés pour travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Parmi les axes d’utilisation en entreprise envisageables :
Le recours au SaaS se développe dans l’univers de la TPE. Le SaaS (Software as a Service) permet la commercialisation d’un logiciel via Internet dont toutes les applications ont été conçues pour être utilisées en ligne. Leur utilisation permet essentiellement de gagner du temps mais apporte également un gain de mobilité et une sécurité assurée. Les nombreuses offres présentes sur le marché permettent aux petites structures d’optimiser leur travail collaboratif à des coûts abordables et ainsi, de réaliser des gains de productivité considérables. En effet, les messageries instantanées et autres visioconférences permettent une transmission immédiate de l’information avec des gains d’argent évidents. Mais les outils collaboratifs recouvrent un champ large, allant du simple partage de fichiers à la communication unifiée, en passant par la messagerie (instantanée ou non),… Pouvoir travailler à distance est utile pour toute personne en situation de mobilité (commerciaux en déplacement,…) qui veut accéder facilement à ses données, centraliser ses informations ou travailler en commun avec d’autres collaborateurs. Plusieurs solutions existent, des solutions professionnelles (Windows TSE, Citrix, solutions sous Linux) à des solutions légères, gratuites ou peu coûteuses (Google Docs, Office Web Apps). Ces solutions offrent à peu près toutes les mêmes fonctionnalités :
Collaborer à distance avec d’autres personnes ou de manière asynchrone nécessite de pouvoir facilement partager les documents mais également de commenter le document reçu à l’aide des post-its, crayons, surligneurs et autres outils intuitifs puis de visualiser correctement les commentaires de chacun : le SaaS permet du « Web Conferencing » où rien n’est à installer sur l’ordinateur. Smartphones, PDA, PC ultra portable (netbook) sont des appareils qui ne cessent d’évoluer pour satisfaire les professionnels en déplacement. Ces produits ont un impact fort sur la productivité puisqu’ils relient en temps réel le collaborateur à ses mails, ses documents,… Ainsi de nombreuses solutions à la portée des budgets des TPE sont désormais à leur disposition et leur permettent d’optimiser au maximum leur travail collaboratif. L’apport en productivité se retrouve surtout dans la possibilité de prendre des décisions plus rapidement. La valeur ajoutée de ces solutions est de dépasser les rapports statiques d’hier pour y ajouter des possibilités de rafraîchissement des données en temps réel et obtenir les dernières informations mises à jour de façon dynamique. Le domaine de la mobilité voit apparaître des applications s’appuyant sur les fonctions de géolocalisation. Les usages sont multiples : de la simple consultation de plan pour se rendre à un rendez-vous à des usages plus complexes comme l’optimisation des tournées de livraisons ou de SAV. Mais acquérir de nouvelles solutions pour améliorer la qualité du travail ou la productivité n’est pas tout. Afin d’exploiter pleinement leurs ressources ou optimiser leur utilisation, il est parfois nécessaire de changer son organisation et ses méthodes de travail, voire de suivre une formation. |
L’utilisation d’un logiciel de gestion permet d’améliorer l’efficacité et la vision de l’entreprise. Dans la gamme TPE, il existe de nombreux logiciels correspondant aux secteurs d’activité des entreprises et à ses besoins : comptabilité, gestion commerciale, liasse fiscale, feuilles de temps, e-mailing… Les fonctionnalités de ces logiciels puissants sont pratiques pour remplir certaines tâches. Leurs concepteurs ont mis l’accent sur la performance, la facilité d’utilisation et le gain de productivité pour l’utilisateur.
