Un accès simple aux Technologies de l’Information et de la Communication (TIC)
Les avantages de l’utilisation de nouvelles technologies visant le milieu des affaires sont incontestables et, même si certains doutes subsistent, si l’homme d’affaires ne veut pas perdre pas son avantage compétitif, il devra s’efforcer de les appliquer. Néanmoins, nous savons que, souvent, ce scénario ne dépasse pas le stade de l’idée préconçue, pour intégrer le besoin de nous rendre modernes et capables de suivre la rapide évolution technologique… Dans ces contextes, nous ne devons pas oublier que le simple fait de disposer de technologie (qu’il s’agisse de logiciel ou de matériel informatique) est inutile si nous ne savons pas en tirer le maximum de profit.
L’idée que l’adhésion aux TIC requiert un important investissement est loin d’être vraie. Souvent, afin que l’entrepreneur développe son affaire, il n’a pas à acquérir de lourds (car complexes et chers) outils informatiques. Il existe des solutions, dans le logiciel le plus simple, qui pourront parfaitement servir à satisfaire les besoins, indépendamment de tel ou tel avantage compétitif. En réalité, ce qui importe est la manière dont on arrive à tirer parti des fonctionnalités mises à disposition, afin d’atteindre une plus grande efficacité et efficience dans la réalisation des tâches inhérentes à la gestion des entreprises.
Pour obtenir un succès total, dans un processus d’adhésion totale aux TIC, il est nécessaire de déterminer les caractéristiques du marché et son évolution ainsi que le rapport de l’entreprise avec l’environnement et de définir les objectifs de l’affaire. Dans ce cadre, tout entrepreneur a besoin de connaître les potentialités des diverses solutions technologiques. En premier lieu, il devra identifier celles dont il dispose au sein de sa propre entreprise et uniquement après, il devra évaluer celles qui existent sur le marché. Il doit, par-dessus tout, privilégier les critères qui lui permettent de choisir les applications les plus adéquates pour les objectifs et la capacité financière de l’entreprise.

Si la solution passe par l’analyse du potentiel interne installé, des applications telles que Word et/ou Excel offrent, pour les micro-entreprises, un vaste ensemble de templates qui facilitent le processus de gestion de l’information de l’entreprise. Les templates sont des documents préconçus, vierges, destinés à être rédigés manuellement ou par le biais d’un processus interactif automatisé, tels que les assistants de logiciel. Une fois le modèle élaboré, l’utilisateur peut éditer, enregistrer et gérer le résultat comme un document de traitement de texte normal. Une fois adapté à l’image de l’entreprise, un template se présente comme un activateur pour les utilisations suivantes : a) création de messages de fax ; b) création de factures et de reçus ; création de lettres-type ; c) création de Newsletters ; d) création de mailing par voie postale ; etc.
Les statistiques disent que l’utilisation que nous en faisons ne rentabilise pas toujours les applications informatiques à 100%. Bien souvent, nous n’utilisons que la moitié de leurs potentiels. C’est là qu’il convient de se demander si, dans la moitié restante, il n’existe pas des fonctionnalités utiles à nos nouveaux objectifs ? La réponse est, dans la plupart des cas, oui. En explorant plus profondément le software disponible, la plupart du temps on arrive à la conclusion que de nouveaux investissements ne sont pas nécessaires !
Puis, nous avons encore les solutions open source (code ouvert). En les utilisant, nous employons un logiciel totalement gratuit et sûr. Oui, sûr ! Parce que le gratuit n’a pas à être synonyme de manque de qualité. Actuellement, des études publiées démontrent que près de 85% des entreprises mondiales ont déjà adopté, au moins, une application open source. On leur donne le nom de “open source – code ouvert”, car outre le fait d’être des applications gratuites, elles peuvent être adaptées aux besoins de leurs utilisateurs. Afin que le lecteur ait une idée plus claire, nous vous suggérons de consulter le site suivant : www.openoffice.org et tester, sans aucun coût, les applications qui y sont disponibles.
En somme, nous pouvons conclure que les TIC sont à la portée de toute entreprise, indépendamment de sa dimension. Ce fait est d’autant plus réel que la solution peut passer par l’utilisation totale de la capacité installée ou par le recours à des applications open source. Ne pas utiliser la technologie n’est pas un facteur à envisager ! Continuer sur ce chemin pourra signifier l’hypothèque de la croissance et la perte d’opportunités de développement de l’affaire. Une fois choisi, il faut agir en fonction des objectifs tracés, définir les informations et les processus nécessaires pour les atteindre afin de, par la suite, choisir la solution technologique la plus adéquate.