Vous vous souvenez certainement de votre premier jour de travail. Comment vos collègues vous-ont-ils reçu ? Votre supérieur a-t-il fait attention à vous ? Vous a-t-on raconté les dessous de la société ? Si vous pouviez revenir au « premier » jour dans votre entreprise, vous effectueriez très probablement pas mal de changements, et vous pourriez certainement tirer plus de parti de vos aptitudes et attitudes. Mais je me demande toujours quelle part de responsabilité nous pouvons attribuer à chacun et quelle part est due au « plan d’accueil » que notre entreprise nous a donné.

Dans la plupart des cas, les plans d’accueil qui existaient dans les entreprises étaient par trop archaïques, voire même, osons le dire, inexistants. Mais aujourd’hui nous n’avons pas d’excuse, il existe des moyens plus que suffisants pour faire en sorte que les nouvelles intégrations ne souffrent pas de ces problèmes de manque d’organisation interne à l’entreprise.
« Le plan d’accueil a pour objectif de planifier l’intégration, la socialisation et le suivi des nouveaux personnels intégrant une organisation ».

Le livret d’accueil devra comporter les aspects critiques de manière à ce que la personne intégrée ait une vision claire de l’entreprise et reçoive dès lors la chaleur humaine nécessaire pour se sentir à l’aise dans une entreprise :

• Présentation de l’Entreprise : constitution, activité, produits, matériels, employés.
• Mission, Philosophie et Valeurs propres à l’entreprise.
• Fonctions et responsabilités, Droits et devoirs de l’employé. Le Poste de travail.
• Les contingences les plus courantes dans l’entreprise. Organigrammes.
• Système de Prévention des Risques sur le lieu de travail, Risques généraux de l’entreprise et spécifiques au poste.
• Système de gestion de la Qualité. Définition des processus-clé, Responsables, délais, réglementations. Systèmes d’information et communication dans l’entreprise.

Dans tous les cas, il sera nécessaire de décider et systématiser les points suivants, afin d’intégrer une personne dans notre organisation :

• Les concepts ou connaissances qui vont-être expliqués ou introduits au cours des premiers jours de présence dans l’entreprise.
• La personne en charge d’actualiser chacun de ces concepts dans le réseau, de les présenter et expliquer et de les évaluer au moment de leur mise en place.
• L’ordre suivant lequel ils seront donnés.
• Le temps dédié à l’intégration.
• La manière d’évaluer ce qui a été appris.

Pour tout cela, la disponibilité des outils informatiques nous permet d’améliorer cette systématisation et de connaître les dernières actualisations. Le livret d’accueil est un document vivant, et dont la consultation est bien entendu obligatoire les premiers jours, mais qui au cours du temps peut aussi servir de manuel de consultation pour toute l’équipe de l’entreprise.
Ces livrets d'accueil ont traditionnellement été réunis sur papier, sur des fiches ou des formats propres à l’entreprise, mais l’intégration des TIC dans la gestion des ressources humaines nous permet d’enregistrer ces dossiers sous format électronique. Ainsi, les dossiers peuvent être partagés sans besoin de les imprimer sur papier, ce qui apporte les avantages suivants :

Promouvoir la responsabilité sociale des entreprises : protection de l’environnement

• Mise à jour permanente des documents
• Accessibilité à partir de n’importe quel équipement de l’entreprise
• Améliorer l’image de l’entreprise en transmettant aux nouveaux collaborateurs des valeurs de sérieux et d’organisation tout comme le respect et la valorisation du personnel.
• Permettre au nouveau collaborateur de se sentir mieux intégré dans l’entreprise.
• Connaître en profondeur les caractéristiques légales et spécifiques du rapport professionnel avec l’entreprise.
• Favoriser la communication interne.
• Favoriser la communication sociale de l’individu, lui permettant d’avoir de meilleures relations avec son environnement professionnel.

Il est conseillé de commencer par utiliser des programmes comme Power Point, comportant toutes les informations relatives au Livret d’Accueil. Partager des dossiers sur le réseau, présentant de manière télématique le livret d’accueil et où en outre plusieurs connexions simultanées sont possibles. Dans la mesure du possible, l’entreprise pourrait concevoir un programme qui lui soit propre, conçu pour recueillir le Livret d’accueil en réseau, et que tous les utilisateurs de l’entreprise pourront consulter (Gestion Documentaire SQL, Plus 1.0 ; OpenKM). Ce programme ne serait pas interconnecté avec d’autres programmes de gestion de ressources humaines.
Une autre option intéressante, pour des niveaux plus avancés, serait d’utiliser un système ou un programme spécifique (par exemple Lotus Notes) où recueillir toute la documentation afférente au Livret d’Accueil, permettant de naviguer de manière intuitive, de consulter ce qui est retenu opportun. Une section de votre page web peut également être dédiée à cela, avec de la documentation en réseau et accessible à chaque nouvel employé. Les présentations seraient de type avancé, combinant des présentations sous Power Point ou bien des programmes spécifiques et même des supports vidéo ou audio.