Il convient de bien préciser ce que l’on entend par dématérialisation. Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques. De manière générale, son objectif est de décloisonner et de valoriser le patrimoine documentaire d’une entreprise et donc de le rendre aisément accessible. Cette donnée contribue largement à améliorer la productivité et la réactivité de l’entreprise.

La dématérialisation doit être abordée de manière globale pour être couronnée de succès. A ce jour, le travail collaboratif, la dématérialisation des flux entrants (factures, courriers...), la Gestion Electronique des Documents (GED), la simplification des échanges avec l’Administration, la réponse aux appels d’offres en ligne et la sécurisation des échanges sont des préoccupations fondamentales pour les entreprises de toutes tailles.

Il est alors indispensable de prendre en compte un ensemble de variables complémentaires pour mener à bien un projet de dématérialisation : organisation de l'entreprise, contraintes réglementaires notamment  pour la dématérialisation et l'archivage des factures.

La dématérialisation est en effet un processus qui demande une préparation minutieuse mais  qui  offre, en retour, des bénéfices immédiats. Les collaborateurs sont déchargés de tâches consommatrices de temps et peuvent être réaffectés à un travail  à plus grande valeur ajoutée. Ainsi, passer de la gestion d’une facture papier à la gestion d’une facture électronique permet d'améliorer le temps et le coût de traitement  de plus de 50%.

Autre exemple des avantages liés à la dématérialisation : le travail collaboratif. Concrètement, une fois les documents dématérialisés, ils sont alors plus facilement partageables dans l’entreprise ou pour les collaborateurs en situation de mobilité. Leur mise en ligne sur des plates-formes web permet  de décloisonner l'accès à l'information tout en la sécurisant.

La dématérialisation impacte également les obligations fiscales et sociales de l’entreprise en lui permettant d’effectuer l’ensemble de ses déclarations sans se déplacer et en toute sécurité ! Elle permet aussi de répondre aux appels d’offres en ligne muni d’un certificat de signature électronique qui permet d’assurer l’intégrité des données échangées et d’apporter une valeur juridique au document.

Il est également important d'évoquer le processus  de stockage et d’archivage. A ce niveau, la dématérialisation offre des avantages pratiques et économiques incontestés. En effet, n'oublions pas que stocker des archives papier s'accompagne d'un coût très important pour les entreprises (place dédiée dans les locaux...). Désormais, en raison de la baisse des coûts des espaces de stockage en ligne, il devient économiquement intéressant d'opter pour l'archivage électronique. De plus, ce dernier et sous réserve du respect de certaines conditions fixées par l'administration, donne au document électronique la même valeur juridique que celle du document papier.

La dématérialisation est donc les entreprises un véritable gisement de productivité et  de qualité dans le travail. Grâce à la mise en place de normes réglementaires et au développement de solutions technologiques à des coûts accessibles, elle est aujourd'hui largement adoptée par les grands groupes et doit maintenant rapidement s’étendre aux TPE/PME. Fort du développement croissant du travail collaboratif et de la multiplication des échanges, elle devrait s'imposer comme un standard durable.

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