Avec l’avènement des technologies de l’information dans les entreprises et les services publics, le volume de documents créés et échangés numériquement n’a fait que s’accroître.

Pour pouvoir exploiter et sauvegarder ces documents, et éviter de les égarer ou de les détruire par inadvertance, il est nécessaire d’établir des règles de gestion adaptées à ce format, différentes des règles standard utilisées pour le format papier.
En même temps qu’une organisation se développe, le nombre de documents électroniques qu’elle produit et manipule s’accroît considérablement. La gestion de ces documents sur les divers postes informatiques peut alors devenir problématique.
Un système d’information permettant de maîtriser l’accès et le contrôle des documents numériques, en cohérence avec les systèmes documentaires déjà en place, offre la possibilité de gérer de manière optimisée l’information vitale de l’organisation.

Les solutions de Gestion Electronique de Documents (GED) sont plus que de simples systèmes de localisation de fichiers.

A l’instar des procédures normalisées pour le traitement des documents papier, une GED permet de gérer tous les aspects d’un document pendant sa durée de vie utile : droits d’accès, classement par dossiers et mots-clés, suivi des modifications (gestion des versions), sauvegarde…

Une gestion déficiente de documents électronique a, généralement, pour conséquence :

• La confusion entre différentes versions d’un même document, en raison de multiples copies toutes différentes ;
• La destruction ou la perte de documents par inadvertance, en raison d’une centralisation inexistante et d’une méconnaissance de la durée de sauvegarde légale;
• Une authentification douteuse de l’auteur d’un document, étant donné la possibilité de manipulation électronique sans laisser de trace;
• La perte d’accessibilité, en raison d’un changement de logiciel ou de matériel

Les systèmes de Gestion Électronique des Documents sont beaucoup plus que de simples systèmes de localisation de fichiers
La mise en place d’une solution de Gestion Electronique de Documents requiert une approche méthodique en 2 phases complémentaires :

• Un audit des pratiques actuelles et des besoins dans le but d’élaborer une stratégie de gestion documentaire.
• La mise en œuvre de cette stratégie : choix, acquisition et installation d’un logiciel de GED, formalisation de procédures, formation des utilisateurs…

Quel que soit le modèle adopté, le système de Gestion Électronique de Documents devra:

• Fournir des informations sur le contexte des documents,
• Fournir des éléments permettant de prouver l’authenticité des documents lorsque cela est requis,
• Être compatible avec les procédures de classement existantes ou imposées par une législation en vigueur,
• Être robuste face aux changements technologiques ou organisationnels,
• Permettre le lien entre documents électroniques et papier,
• Réussir à gérer des documents à différentes étapes, en maintenant les niveaux d’accessibilité exigés.

Malgré les frais afférents à la mise en place d’un système de GED (achat, installation, formation, maintenance…), les bénéfices d’une telle solution pour une organisation sont considérables et permettent d’impacter positivement sa compétitivité.
Les principaux bénéfices d’un Système de Gestion Électronique de Documents :

• Accès plus facile et plus rapide à l’information, en comparaison du papier,
• Possibilité d’hébergement sur serveurs distants (data centers)
• Diffusion facile, rapide et à moindre coûts de grandes quantités d’informations,
• Accès partagé entre plusieurs utilisateurs
• Sauvegarde et restauration facilitées, éventuellement à distance

Une gestion déficiente des documents électroniques a des coûts immédiats élevés, dont certains se prolongent également dans le temps, tel que:

• Le temps perdu dans la recherche de documents électroniques stockés de manière anarchique,
• L’impossibilité de trouver un document qui a été effacé par manque d’une politique de préservation adéquate,
• L’utilisation de versions obsolètes de documents
• Les frais de stockage pour duplication superflue d’un même document,
• Les problèmes légaux pour impossibilité d’accès à des documents enregistrés sur des systèmes obsolètes; fichiers non migrés au moment opportun,
• La perte d’opportunités commerciales pour incapacité d’accès à une information vitale,
• L’impossibilité de respecter les obligations légales.

En plus de gérer efficacement les documents numériques, un système de GED est aussi un premier pas vers la capitalisation et la valorisation des connaissances d’une organisation. Pourquoi ne pas s’y mettre dès maintenant ?