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Les enjeux de la dématérialisation pour l’entreprise |
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Plus qu’un simple concept, la dématérialisation est aujourd’hui une préoccupation majeure pour les entreprises et les administrations. Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques. Dématérialiser, c’est quoi ? C’est le transfert d’une information (textes, sons, images) stockée sur un support analogique (comme le papier) à une information stockée sur un support numérique (comme une clé USB). Mais la dématérialisation, c’est plus que la numérisation, on parle aussi de :
On parle encore de dématérialisation native quand on crée directement une information, un échange ou un processus avec un support numérique. Dématérialiser, pourquoi ?
5 à 15% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papiers. L’impression de pages peut représenter à elle seule jusqu’à 3% du CA de l’entreprise. Les bénéfices de la dématérialisation sont alors d'ordre économique. Une étude menée par le cabinet Arthur D. Little estime que le coût global d’une facture papier émise est de 8 à 9.50 euros et celui d’une facture électronique de 3 euros. Elle est encore plus chère pour celui qui la reçoit : près de 14 euros en version papier et environ 4 euros en version électronique. Dématérialiser, quoi ? La dématérialisation des documents papiers reçus ou existants concerne les flux entrants dans l’entreprise (courriers, BC,…) et/ou les documents déjà existants (reprise d’archives). La dématérialisation à la source consiste quant à elle à ne jamais produire de documents papiers. Ces deux types de dématérialisation permettent donc essentiellement d’accélérer les processus et de gagner du temps en limitant au maximum la manipulation du support papier en interne MAIS ne dispense pas toujours de la conservation ou de l’envoi du document papier comme la facture par exemple, seule preuve exigible au regard du fisc et ouvrant droit à la récupération de la TVA ! La dématérialisation à valeur probante garantit un même niveau probant entre le papier et les documents électroniques. Il n’est donc plus nécessaire de conserver un duplicata papier sous réserve de garantir l’authenticité et la pérennité via la mise en place de procédés techniques spécifiques (signature électronique, horodatage, archivage électronique à valeur probante). Dématérialiser, avec quoi ? Exemple de la signature électronique La Directive Européenne 2001/115/CE, reprise en France dans la loi de juillet 2003, établit que « Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. » La Signature Électronique nécessite l’utilisation d’un certificat électronique qui permettra d’établir le lien entre le document signé et l’identité du signataire. L’Autorité de Certification des Chambres de Commerce et d’Industrie propose, avec ChamberSign, différentes solutions notamment le certificat électronique FIDUCIO (classe 3) : www.chambersign.fr . Dématérialiser, comment ? Le passage à une dématérialisation massive est rarement pertinent ! Mieux vaut donc se concentrer dans un premier temps sur les flux les plus critiques en termes :
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La dématérialisation offre des bénéfices immédiats et permet aux entreprises de décharger leurs collaborateurs de tâches consommatrices de temps et de ressources pour les réaffecter à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
