Ces informations sont des données que l’on appelle des informations non-structurées. Elles représentent environ 80% des informations circulant dans l’entreprise ; les 20% restant étant des données exploitables par des logiciels informatiques. L’ensemble constitue le capital immatériel de l’entreprise : son patrimoine informationnel.

Partie intégrante du cycle de veille et plus largement du cycle de l’information, l’étape de valorisation intervient entre la collecte et la diffusion. Valoriser une information permettra une diffusion pertinente et efficace ; votre destinataire vous en sera gré ! Il s’agit donc ici de clarifier le contexte dans lequel l’information a été collectée, et de l’intégrer dans un environnement compréhensible de tous. Au travers de différentes méthodes issues des sciences en documentation, le traitement et l’analyse des informations transforment l’organisation en une structure apprenante et pérenne où les connaissances et les compétences sont partagées et capitalisées.

Dans un premier temps, il est indispensable de qualifier à l’aide de mots clés issus d’un thésaurus – dont la création est un pré-requis indispensable – les différentes informations auxquelles vous pouvez être confronté.

La création de ce thésaurus ou glossaire vous permettra de clarifier une organisation pour la capitalisation de l’information. Il existe aujourd’hui des outils permettant de représenter graphiquement des idées et toutes les connexions possibles entre elles. Ces représentations graphiques sont appelées cartes mentales ou cartes heuristiques ou encore mind-mapping. Ces cartes vont permettre d’organiser un projet, de formaliser un savoir-faire, de cartographier une filière ou de synthétiser un marché en identifiant ses acteurs. Il est possible de créer des liens et de relier des informations entre elles afin de créer une réelle base de connaissance. Ces outils vont également vous permettre de relier ces idées et informations à des documents issus d’autres programmes (ex : Word, Excel, Adobe Reader).

Les programmes proposant des cartes mentales sont nombreux. La liste ci-dessous (non-exhaustive) reprend les principaux logiciels disponible gratuitement :

- Freemind : idéal pour une première approche, cet outil gratuit permet de réaliser des cartes heuristiques simples.

- The Brain : plus difficile à prendre en main, cet outil gratuit démultiplie les fonctionnalités premières des cartes heuristiques. Il permet en effet une synchronisation sur Internet favorisant ainsi le travail collaboratif.

- MindMeister : facile et collaboratif, cet outil disponible sur Internet vous permet en accès gratuit de créer 3 cartes et de les partager avec vos collaborateurs.

Et vous, où en êtes-vous dans l’organisation de vos informations et de vos idées ?