La digitalización de contenidos, un potencial de productividad para su empresa

 

Es conveniente definir con precisión el término digitalización. Generalmente considerada como una etapa vinculada al escaneo de documentos, la digitalización engloba de hecho varias áreas estratégicas. En términos generales, el objetivo consiste en fusionar y poner en valor el patrimonio documental de una empresa para que éste resulte de fácil acceso. Este hecho contribuye en gran medida a mejorar la productividad, la reactividad y la competitividad de la empresa.

dematerialisationLa digitalización debe abordarse de manera global para que resulte un éxito. En el contexto actual, aspectos como el trabajo colaborativo, la digitalización de los flujos de entrada de documentos (facturas, correspondencia…), la Gestión Electrónica de Documentos (GED), la simplificación del intercambio de contenidos con la Administración, responder en línea a una licitación y la protección de los datos trasmitidos, resultan todos ellos aspectos fundamentales para las empresas, sea cual sea su tamaño.

Así, es necesario tomar en cuenta una serie de variables complementarias para llevar a cabo convenientemente un proceso de digitalización como la organización de la empresa y las exigencias legales especialmente en cuanto a la digitalización y al archivo de facturas.

La digitalización supone, en suma, un proceso que necesita una preparación minuciosa pero que ofrece ventajas inmediatas. Permite descargar a los empleados de tareas que consumen tiempo y recursos para que puedan dedicarse a otras tareas con un valor añadido mayor. Así, pasar de una gestión de facturas en papel a una gestión de facturas electrónicas permite a las empresas reducir en más de un 50% el tiempo y el gasto dedicado a su tratamiento.

Otro ejemplo de las ventajas que presenta la digitalización es el trabajo colaborativo. Concretamente, una vez que los documentos se han digitalizado, resultan ya aptos para un acceso compartido en la empresa o con los colaboradores que trabajen a distancia. Su puesta en red en las plataformas Web hace posible fusionar el acceso a la información con todas las garantías de protección de los datos.

La digitalización tiene un impacto también sobre las obligaciones fiscales y sociales de la empresa ya que le ofrece la posibilidad de realizar todas sus declaraciones sin desplazarse y garantizando la protección de los datos. Esto supone que la empresa puede responder a una licitación en línea con un certificado de firma electrónica que le permite asegurar la integridad de los datos trasmitidos y otorgar al documento un valor jurídico.

Cabe también destacar su impacto en el proceso de archivo y conservación de datos. En este sentido, la digitalización ofrece ventajas prácticas y económicas indiscutibles. No hay que olvidar que almacenar los informes en papel conlleva un gasto muy importante para las empresas (en términos de espacio). Teniendo en cuenta la reducción del gasto que suponen los espacios de archivado en línea, resulta económicamente interesante recurrir a estos formatos electrónicos. Además, a condición de respetar las exigencias de la Administración, estos formatos ofrecen el mismo valor probatorio que un documento en papel.

La digitalización supone así para las empresas un verdadero potencial de productividad y de calidad de trabajo. Gracias a la aplicación de normativas y al desarrollo de soportes tecnológicos a precios moderados, la digitalización ya ha sido integrada mayoritariamente por los grandes grupos empresariales y se irá implantando rápidamente en las PYME y micropymes. Teniendo en cuenta el fuerte desarrollo del trabajo colaborativo y el aumento del volumen de los datos trasmitidos, la digitalización terminará imponiéndose como un modelo perdurable.

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