Las normas de autentificación y archivo para documentos en papel no están siendo adaptadas a la documentación electrónica

Como sabemos, la creciente penetración de las tecnologías de la información en las empresas y en los servicios públicos ha elevado, sustancialmente, el volumen de documentación creada y transmitida por medios electrónicos entre los diversos agentes económicos.

Esta documentación, que ha sido inicialmente creada por vía electrónica, deberá permanecer en este formato durante toda su vida útil. Sucede que, en este momento, las normas de autentificación y archivo, ampliamente usadas y aceptadas para los documentos de papel, no están siendo adaptadas ni normalizadas teniendo en cuenta este nuevo tipo de documentación. Actualmente se corre el riesgo de perder, o de poder quedar inaccesibles, documentos de gran valor para las organizaciones. Es frecuente que documentos de importancia fundamental se destruyan inadvertidamente o se mezclen con una amalgama de otra información sin importancia, perdiéndose su rastro por completo.

Cuando una organización crece y aumenta significativamente la producción de documentación electrónica, esta documentación empieza a diseminarse por diversos ordenadores, haciendo su control y acceso cada vez más difícil. Esta situación exige la creación de mecanismos de control que aseguren que la información es accesible a todos aquellos que la necesitan. Como actualmente en cualquier organización existen varios soportes documentales, la información vital se encuentra diseminada y su gestión efectiva requiere que todos ellos sean gestionados de forma coordinada y apropiada.

Los sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (GED) son mucho más que meros sistemas de localización de archivos, ya que tienen una capacidad para realizar la gestión de cada documento durante toda su vida útil, permitiendo también realizar su reclasificación en función de las modificaciones en su valor para la actividad de la organización. Así como existen procedimientos normalizados para el tratamiento de documentos en papel, también en estos mismos sistemas es posible crear normas que controlen cualquier documento electrónico, desde su creación a su destrucción efectiva.

La gestión deficiente de documentos electrónicos tiene, generalmente, como consecuencia:

• La confusión entre diferentes versiones del mismo documento, ocasionada por la existencia de múltiples copias todas diferentes del documento final
• La destrucción o pérdida de documentos que deben mantenerse, al no existir un almacenamiento centralizado (como existía para el papel) y el autor no tiene conocimiento del tiempo de retención legal de ese documento
• Autenticidad cuestionable, debido a la posibilidad de manipulación electrónica del texto sin dejar rastro
• Pérdida de contexto del documento, que sucede, por ejemplo, cuando los documentos correlacionados con este no están vinculados a él
• Pérdida de accesibilidad por cambios tecnológicos, ya que las modificaciones en el software, en el hardware o en los medios utilizados pueden hacer que los ficheros queden inaccesibles

Estas consecuencias representan un gran desafío para la implantación de Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos. Sin embargo, actualmente ya podemos mejorar el acceso a los documentos y a las pruebas que nos defienden de las responsabilidades asumidas de una forma más rápida y eficiente, como nunca antes fue posible.

La implantación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos requiere un abordaje metodológico en dos fases complementarias. En la primera fase debe iniciarse una revisión total de la forma en la que los documentos están siendo gestionados, analizando y documentando las prácticas actuales (procesos) y las necesidades futuras. Como producto final de esta fase se debe conseguir desarrollar una estrategia de gestión documental para la organización. En la segunda fase debe construirse un proyecto de implantación de esa estrategia que, además de la posible identificación, selección y adquisición de un software de gestión documental, ponga en funcionamiento todos los procedimientos inherentes al nuevo modelo de gestión de documentos.

Cualquiera que sea el modelo adoptado, el Sistema de Gestión Electrónica de Documentos deberá:

• Proporcionar información sobre el contexto de los documentos
• Proporcionar elementos que permitan probar la autenticidad de los documentos cuando se requiera su evidencia
• Ser compatible con los procedimientos de archivo existentes o impuestos por la legislación vigente
• Ser robusto frente a los cambios tecnológicos u organizativos
• Permitir el vínculo entre documentos electrónicos y en papel
• Conseguir gestionar documentos en diferentes estados, manteniendo los niveles de accesibilidad exigidos por la política de seguridad interna de cada organización

La compra e implantación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos representa, necesariamente, la asunción de costes, tanto a través de la adquisición de un software, como a través de los servicios de implantación, o por el tiempo necesario para el aprendizaje de la nueva forma de trabajo. A pesar de todo, aporta significativos beneficios que pueden representar ventajas competitivas decisivas en la negociación de contratos y en el cierre de determinados negocios.

Los principales beneficios de un moderno Sistema de Gestión Electrónica de Documentos derivan de:

• Un acceso más fácil y más rápido a la información, en comparación con el papel
• Una fácil creación y uso de plantillas
• Uso de documentos precedentes para reutilización con pocos cambios
• Distribución fácil, rápida y a costes muy reducidos de grandes cantidades de información, de grandes listas de distribución y con dispersión geográfica lejana
• Asistencia a través de hotline, ya que pasa a ser posible visualizar el mismo documento estando los interlocutores separados por una línea telefónica
• En caso de desastre, una recuperación rápida a través de las metodologías de backup y centros de almacenamiento de datos físicamente distantes
• Posibilidades de uso de data centers, con el objetivo de protección y/o gestión
• Eliminación efectiva de costes de espacio y personal para manejo y almacenamiento

Una gestión poco cuidadosa de documentos electrónicos tiene elevados costes inmediatos, pero también algunos que se prolongan sustancialmente en el tiempo, como:

• Tiempo perdido en la búsqueda de documentos electrónicos almacenados sin una planificación adecuada para su fácil acceso futuro
• Imposibilidad de encontrar un documento que fue apagado por falta de una adecuada política de preservación
• Tiempo perdido por haber accedido a una versión desactualizada del documento; problemas de responsabilidad jurídica o imagen comercial negativa
• Costes de almacenamiento por duplicación innecesaria del mismo documento
• Problemas legales por imposibilidad de acceso a documentos guardados en sistemas obsoletos; archivos no migrados en el momento adecuado
• Pérdida de negocio por incapacidad de acceso a información vital
• Pérdida de operatividad por incapacidad del sistema para difundir información relevante entre todos aquellos que la debían recibir
• Imposibilidad de cumplimiento de los preceptos legales existentes o que sean requeridos

Como ve, si todavía no ha pensado en implantar un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos, ¿por qué no empezar ahora? Además de permitir guardar eficazmente su información electrónica o en papel, la implantación de este sistema será un primer paso, pero importantísimo, para el inicio de la optimización del conocimiento que la organización tiene, pero que muchas veces ni siquiera sabe que lo tiene.