PLATAFORMAS DE COLABORACIÓN INTEREMPRESARIAL

El software colaborativo es, sin duda, una de las herramientas más potentes a la hora de poder compartir información. Este tipo de plataformas se usan tanto a nivel interno de una empresa (entre trabajadores) como a nivel interempresarial, donde un grupo de empresas con intereses comunes crean un repositorio de información accesible por todas ellas. Es en esta última modalidad de uso donde se saca mayor provecho a este tipo de plataformas, y en el que nos centraremos en el desarrollo del presente texto.

Bajo el concepto de cloud computing (computación en la nube), estas plataformas proporcionan herramientas como foros de discusión, repositorio de archivos o planificadores de tareas, entre otros.

Estas plataformas se hacen indispensables en sectores empresariales con intereses comerciales comunes, como es el sector de la artesanía, donde las problemáticas asociadas a este sector (competitividad, expansión a nuevos mercados, búsqueda de financiación,…) hace que la filosofía basada en la colaboración empresarial cobre especial importancia.

Las normas de autentificación y archivo para documentos en papel no están siendo adaptadas a la documentación electrónica

Como sabemos, la creciente penetración de las tecnologías de la información en las empresas y en los servicios públicos ha elevado, sustancialmente, el volumen de documentación creada y transmitida por medios electrónicos entre los diversos agentes económicos.

Esta documentación, que ha sido inicialmente creada por vía electrónica, deberá permanecer en este formato durante toda su vida útil. Sucede que, en este momento, las normas de autentificación y archivo, ampliamente usadas y aceptadas para los documentos de papel, no están siendo adaptadas ni normalizadas teniendo en cuenta este nuevo tipo de documentación. Actualmente se corre el riesgo de perder, o de poder quedar inaccesibles, documentos de gran valor para las organizaciones. Es frecuente que documentos de importancia fundamental se destruyan inadvertidamente o se mezclen con una amalgama de otra información sin importancia, perdiéndose su rastro por completo.

Seguro que todos ustedes recuerdan su primer día de trabajo ¿Cómo le recibieron sus compañeros? ¿Su jefe le hizo algo de caso? ¿Le contaron los entresijos de la compañía? Probablemente si le dejasen volver al día “uno” en su empresa, realizaría múltiples cambios y seguro que podría sacar más provecho de sus aptitudes y actitudes. Pero yo siempre me pregunto, qué parte de culpa podemos achacar a uno mismo y que parte al “plan de acogida” que nos dispensaron en nuestra empresa.

En la mayor parte de los casos, los planes de acogida que existían en las empresas eran demasiado “arcaicos” e incluso me atrevería a decir que no existían. Pero hoy en día no tenemos excusa, existen medios más que suficientes para poder hacer que nuestras nuevas incorporaciones no padezcan estos problemas de falta de organización interna de la empresa.

“El Plan de Acogida tiene como objetivo planificar la incorporación, sociabilización y el seguimiento de los nuevos profesionales que se incorporen a una organización”.

En el años 2005, la Unión Europea estableció la obligatoriedad de la trazabilidad para todos los productos agroalimentarios (Reglamento CE 178/2002), definiéndola como aquel conjunto de acciones y procedimientos técnicos que permiten identificar y rastrear cada alimento, desde su nacimiento, transformación, producción y almacenaje hasta su distribución, brindando con ello información que es considerada de valor para el consumidor.

De este modo, la trazabilidad alimenticia se consolida como un nuevo modelo para evaluar la calidad y seguridad de los alimentos para la exportación, debido a que aporta confianza a los consumidores.
Según palabras textuales de Rafael Campo, Director de Proyectos de Dicoa Industrial S.L, considerar la trazabilidad como un elemento propio y exclusivo de grandes empresas es un error muy común que provoca el desinterés entre las pymes a la hora de decidirse a implantar este sistema. Este sistema no es exclusivo de las grandes empresas, aun cuando está implantado mayoritariamente en éstas. Las exigencias del mercado obligarán al gran tejido de pymes alimentarias de nuestras regiones a internarse en las exigencias de la trazabilidad.

La calidad en una cadena de producción nos implica a todos, y esta implicación y su correcta gestión es la que va a permitir a una empresa ser o no competitiva en su mercado y, por tanto, mantenerse en él.Es cierto que la trazabilidad correctamente aplicada no es barata o, al menos, supone una inversión importante. Sin embargo, esta inversión revierte, a través de una mejor implantación en el mercado, en un incremento de ventas que consolida la rentabilidad y competitividad de la empresa, justificando la inversión.

Es importante subrayar que en las pequeñas y medianas empresas esto puede suponer un esfuerzo económico, dependiendo del tamaño, superior a sus posibilidades. Y esto sin hablar del aspecto técnico, que en muchos casos está fuera de sus posibilidades, ya que no tienen ni personal ni estructura técnica adecuada para afrontarlo.

En esta línea, cabe destacar que un handicap reseñable es, en algunos casos, la falta de instalaciones adecuadas por falta de espacios, tecnificación insuficientes, mano de obra no cualificada... que habría que solventar previamente a la implantación de un sistema de trazabilidad, con el consiguiente encarecimiento inicial. Eso sí las beneficios para la pyme son muy relevantes, por ejemplo :

• Mejora del aprovisionamiento: al implementar un sistema de trazabilidad, se puede determinar el rendimiento de cada proveedor, es decir, permite realizar auditorías a proveedores, y realizar un análisis precio-calidad de cada uno de ellos.
• Ser más eficiente en la producción: al permitir analizar lotes individuales, se puede determinar la productividad por lote, y detectar fallos por lotes asociados a aspectos del proceso productivo tales como temperaturas, mal tratamiento de los productos, fallos de los trabajadores, etc. Este control redunda en disminución de errores en mezclas de productos, aumento de productividad, y aumento de la capacidad disponible.
• Mejoras en el almacenamiento: la trazabilidad permite un control absoluto de los productos, que en el caso del almacenamiento se plasma en rotación más adecuada, reducción de los problemas de caducidad y mejora la gestión del almacén.
• Mejora en los procesos logísticos: con la trazabilidad a tiempo real, se consigue reducir costes por errores en envíos, tiempos de transporte, costes de devolución y roturas de stock. Resumiendo, se dispone de información de todos los controles pasados por cada partida del producto, lo cual sirve, por un lado, para dar mayor información al cliente y aportar más valor al producto y, por otro lado, a nivel interno, para poder analizar todo el proceso productivo y, si se ha hecho algo mal, informar en qué punto exacto del proceso se ha cometido.

Las soluciones no son evidentemente fáciles, pero una manera de llevarla a cabo sería el establecimiento escalonado de objetivos, lo que permitiría avanzar por pasos hasta alcanzar la implantación total del sistema. Dejando a un lado las normas higiénico-sanitarias, que son de obligado cumplimiento, se trataría de marcar una meta en la consecución de la trazabilidad y tratar de alcanzarla mediante la consecución de objetivos ligados a los procesos productivos y a la cadena de suministro y producción global.

En este punto, y con el fin de ahorrar costes, sería necesario agrupar los diferentes sectores integrantes que tengan una problemática común (no es lo mismo el sector cárnico que el agrícola, ni el vacuno que el avícola, ni el frutícola que el conservero, etcétera) y estudiar sus procesos: definirlos y buscar una estandarización propia para reducir al mínimo los costes y compartir soluciones. El mismo proceso se aplicaría a todos los integrantes de la cadena de suministro.